外事文書的寫法禮儀(之一)
外事文書的寫法禮儀(之一)
外事文書是國與國之間，外交代表機構和有關部門進行對外交涉和禮儀往來的書信形式。它必須完全體現國家當前的對外方針政策和有關法規。 即使是禮節性函件，如果格式、行文或內容不合常規，也可能引起收件方的誤解和不愉快，甚至影響到國家關係。因此，在外事文書的草擬和發送方麵要求很嚴格，要做到文字嚴謹、準確，客套用語和格式合乎慣例。
同時，收發文要及時，尤其是外交上的文書往來，收下回複或不予置理以至拒收退回，均反映一種政治態度，不能有半點馬虎。
幾種外事文書：
1.照會
照會指國家之間用於外交方麵有關事宜的通知，有關問題的交涉，外交禮儀的表示以及對某一問題的正式表態等方麵的外交往來文書。按其重要程度分有正式照會和普通照會兩種。
正式照會由國家元首、政府首腦、外交部長、大使、、臨時等人簽名發出，並用第一人稱寫成，一般不蓋機關印章。普通照會由外交機關（外交部）或外交代表機關發出，行文用第三人稱，如蓋機關印章，一般不簽字。但有的國家要求加蓋印章後再由使節或授權的外交官簽名。正式照會和普通照會的區別主要在於它們使用範圍不同。
正式照會用於：一是重大事情的通知。如國家領導人的變更，大使、領事的更換，對某國承認、斷交、複交等事項的正式通知。二是重要問題的交涉。如建議締結或修改條約，建議召開雙邊、多邊國際會議，互設領事館，委托代管本國財產，國家元首、政府首腦的訪問以及其他有關政治、軍事、經濟等重要問題的交涉。三是隆重的禮儀表示。如表示慶賀、吊唁等等。四是為了表示對某一件事的特別重視，也有使用正式照會的。
普通照會用於進行一般性交涉、行政性通知、辦理日常事務和交際往來。由於外事文書日趨簡化，普通照會的使用範圍也越來越廣，政府之間關於重要問題的來往，現在也多使用普通照會。
普通照會以同樣內容普遍分發給當地各外交代表機關的，亦稱通告照會。例如，外交部用以向外交團發送各種事務性通知、規定、條例等照會，以及各外交代表機關用以通知大使、臨時離任、返任，外交官到離任、休假日等。這類通告照會可油印，受文機關可寫“各國駐××國外交代表機關”。
普通照會例一：通知協定生效
（××）部×字第××號
××國駐華大使館：
中華人民共和國外交部向××國駐華大使館致意，並謹通知如下：
中華人民共和國政府對於一九××年×月×日在北京簽訂的中、×兩國政府×××合作協定已履行了法律手續。鑒於××政府已於一九××年×月×日通知中國駐××國大使館，××國政府批準了該協定，根據協定第×條的規定，該協定將自本照會發出之日起正式生效。
順致最崇高的敬意。
（蓋外交部帶國徽銅印）
一九××年×月×日於北京
普通照會例二：申述態度
（××）×（省名簡稱）外字第××號
××國駐上海總領事館：
××省人民政府外事辦公室向××國駐上海總領事館致意，並謹就×××問題申述如下：
×××××××××××××××。
順致最崇高的敬意。
（蓋××省人民政府外事辦公室帶國徽銅印）
一九××年×月×於××
普通照會例三：申辦領事認證事宜
×（省名簡稱）外（1995）認字第××號
××國駐上海總領事館：
××省人民政府外事辦公室向××國駐上海總領事館致意，並請對×××公司的全權委托書，計壹份，公證書上××省人民政府外事辦公室印章和出國管理處處長×××簽字予以認證。
順致崇高的敬意。
（蓋××省外辦帶國徽章）
一九九五年×月×日於××
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