外事文書的規範寫法(之三)
外事文書的規範寫法(之三)
4.外事電報外事電報指各級國家部門、機構及人員同外國相應機構及人員進行外事往來，為祝賀、慰問、吊唁及備種事務性聯係而製發的一種簡要文書。抬頭應寫清受電人國名、地名、職銜、姓名，落款要寫明發電人職銜、全名或機構名稱和發報地點。
外事文書的文體要求
使用外事文書首先要注意格式，不要用錯。如外長和外交代表使用正式照會，不要用普通照會的格式，非外交代表機構使用對外函件，不要用照會格式等等。
人稱要與文書格式相適應。正式照會、外交函件、電報均是以簽署人的口氣用第一人稱寫成。普通照會一般以單位名義用第三人稱寫成，稱對方也用第
三人稱，一般不用“貴方”或“貴館”等措詞，而是重提受照機關的名稱。以機構名義書寫的對外函件也用第三人稱。
簽署者與受文者要相適應，即人對人、單位對單位。如：正式照會是人對人，普通照會是單位對單位。在個人對個人的外交文書中講究身份對等，如總理對總理，外長對外長。但也有特殊情況，如大使作為國家的全權代表可對外長、總理、元首，而一般隻對外長。其他的對外函件可根據實際情況書寫。
客套用語要與格式相適應。如普通照會開頭的“×××向×××致意”這一客套用語不能用作個人函件中的開頭語，非對外機關發的對外文書也不用這一套語，照會結尾的致敬語使用時要注意與對方的身份、關係和場合相適應。如，致處的文書一般用“順致敬意”或“順致崇高的敬意”；給外交部和大使館的文書則一般用“順致最崇高的敬意”。事務性的文書，也用“順致崇高的敬意”。致敬語不能自成一頁，應緊跟正文後麵另起一段。
稱呼方麵，文書抬頭即受文人的職銜、姓名等要全稱，文中第一次出現職銜、姓名也要全稱。第二次出現則可用簡稱。
文書信封和文中的抬頭的國名等均用全稱。文中第一次出現時用全稱，以後可用簡稱。有些國家由於發生政變或其他原因，國名可能改變，須隨時變更。
對外文書一般以本國文字為正本，但為了使收件人能夠確切理解文件的實質內容，往往附有收件國文字或通用的第三國文字的譯文。本國向外國常駐代表機關發送事務性函件，也可僅用本國文字，不附譯文。較為重要的文書則附以譯文為好（有的國家譯文本上注有“非正式譯文”字樣）。各國套語用法以及行文格式與中文不同，翻譯時要注意，應符合各種文字的用法。一般函電也可用接受國文字或通用文字書寫。
電報例一：賀電
×××（日本×縣首府名稱）
×××縣知事×××閣下：
欣聞閣下連任貴縣知事之際，我謹向閣下表示祝賀。
祝貴縣在閣下的領導下繁榮昌盛，人民幸福。
中國××省人民政府省長×××
一九××年×月×日於××
電報例二：慰問電
×××（州首府名稱）
×××州長××閣下：
驚悉閣下因車禍負傷，謹向閣下表示誠摯的慰問。
中國××省人民政府省長×××
一九××年×月×日於××
電報例三：祝壽
××××（日本縣首府名稱）
××縣日中友好協會會長×××先生：
在您××歲壽誕之際，我代表××省人民對外友好協會，並以我個人的名義，向您表示衷心的祝賀。
祝您健康長壽。
中國××省人民對外友好協會會長×××
一九××年×月×日於××
[文章來源：中國外交網]
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