接打電話的要點和忌諱
一、融入笑容的聲音
即使你不看到和你通話的人，你也要像他們就在你的麵前一樣對待他們．他們一直在注意著你的聲音，包括語調和心情，你需要把你全部的注意力投入在電話中．你的態度應該是有禮貌的，聲音是適中的、清晰的，柔和的，不要在電話裏喊叫或聲音很尖．有趣的是，如果你要使你電話裏的聲音好聽，你試一試帶著微笑，但他聽到你的聲音時就像你在微笑．這個試驗你不妨試試，非常有效，人們能通過你的聲音辨別你的心情是快樂還是煩惱．
二、、辦公室電話禮儀
（1）接聽電話
在一個跨國公司的辦公室裏，來電必須在第二聲鈴響之後訊即接聽．公司接電話應該是非常正規的，在禮貌稱呼之後，先主動報出公司或部門的名稱．如：“您好，羽西公司．Can I help you?”如果是一位秘書，則應說：“您好！這裏是（某先生∕小姐）辦公室，我是（名字）．Can I help you?”切忌拿起電話劈頭就問：“喂！找誰！”
如果一時騰不出空來，讓電話響了四次以上，拿起電話就應先向對方致歉：“對不起，讓您久等了．”
當來電話的人說明找誰之後，不外乎三種情況，一是剛好是本人接電話；二是本人在，但不是他接電話；三是他不在辦公室裏．
第一種情形，說：“我就是，請問您是哪位？”
第二種情形，接話人說：“他在旁邊，請稍候．”
第三種情形，接話人則說：“對不起，他剛好出去．您需要留話嗎？”切忌隻說一聲“不在”，就把電話掛了，打電話人需要留話，應清晰地報出姓名、單位、回電號碼和留言，但要注意言語簡潔，節約時間．
我常要從美國打長途電話到國內找朋友，但因為他的同事或家人沒有禮貌，我不能留言，浪費了很多錢和時間，需要再撥一遍找人．替你的同事留個言是很容易做到的事，這不難，而後這個舉手之勞同時幫助了兩個人，為什麽不做呢？
最好在別人方便的時候打電話給他，而不僅隻是你方便的時候．談話可以這樣開始：
“現在與您交談合適嗎？”_____你還要考慮到別人是否方便與你在電話中長時間交談．
要結束電話交談時，一般應當由打電話的一方提出，然後彼此客氣地道別，說一聲“再見”，再掛上電話，不可隻管自己講完就掛斷電話．
無論什麽原因，電話中斷，首先打電話的人應該再撥．
如果你和某人在他的辦公室談話，而他突然接到了一個緊急電話，你應該問：“我該出去一會嗎？”而他在接電話的時候也應該說：“對不起，我一定要接這個電話．”
當你通話時，注意背景不要太吵．有太鬧的電視或收音機，請盡量調輕一點．
當你打長途電話給別人請求幫助，正好對方不在，你應該選合適的時間再打去，最好不要讓對方回電，因為對方可能會顧慮到昂貴的電話費．
如果打電話撥錯了號碼，應當說一聲：“對不起，我撥錯了號碼．”如果接到撥錯的電話，應當客氣地告訴對方打錯了，請他重撥，不要使對方難堪．
（2）秘書應有的電話禮儀
如果你用了一個新秘書，應該 教你的秘書有一個良好的電話禮儀，並逐漸把所有要領灌輸給她．
首先是讓她不要過多地參與你的電話，使你幾乎不能直接和來電人聯係．為此，作為她的老板，你至少應該給她提供如下的名單：
你的至親的人_____家人、朋友、醫生、老師……那些可以立刻與你取得聯係的人．接到這類電話，秘書會說：“我知道老板很想立即與你通話．”
你的重要客戶______如果你有時間就和他們通話．如果暫時沒有時間，秘書應說：“我知道老板很想接你的電話，他現在正在接另一個長途電話，等他處理完，我會叫他打回電給你的．”
你不想接聽電話的人____接到這類電話，秘書則說：“我很抱歉，老板目前仍在開會，他沒有時間來接電話．所以我隻能建議你把你要說的寫封信，然後寄到辦公室來．”
同時要告訴秘書，不要讓任何人等待超過15秒，如果你不得不持續時間長一點，讓他告訴來電的人你會在幾分鍾之內回電給他！然後務必要做到．
此外，還要教你的秘書怎樣將電話轉給其他的人．換句話說，讓她多了解公司，什麽人是負責什麽事的，以便當你不在的時候，她可以知道將電話轉給其他也有能力解決此類問題的人．
（3）做好電話留言
當別人給你打電話時，有禮貌的做法是當天回電給對方．但是如果你沒接到電話，最好是兩天之內回電．如果你沒辦法回電，那麽，你應該在兩天之內，請別人替你回電話．
在辦公室裏， 每個人上班、下班及中間離開或外出的時間都不一樣，當接聽同事的電話時，要替同事做好電話留言，記下別人的姓名、電話．在這方麵我們要互相幫助．在家中也是一樣的．無論是生活中，還是工作中，我們都應當多替他人想．
現在許多人都在電話上安裝錄音裝置．外出時將裝置打開，就可以把打來的電話留言錄下來．在錄製自己的話音時，要注意措詞的語調，說：“對不起，××現在不在家，請留言．”
當你聽到留言，應該直接說出你要留下的信息．留言時，最重要的就是清晰地說出你的姓名，慢慢地講出你的回電號碼和簡潔的信息，最好將電話號碼慢慢地重複一遍．
（4）留意時間差
我在美國的家，有時候在淩晨5點，會接長途電話，這實在是太沒有禮貌了．打國際長途尤其要注意時間差．
若你真的十分需要在半夜打電話，可以看看當地的電話公司有沒有Call Waiting的設備，以便讓別人知道有沒有人打電話給他．
時間選擇,包括選擇打電話的時間和電話交談所持續的時間的長短．除了要緊事或事前約定好，一般不在早上7：00以前或晚上10：30以後打電話,以免影響人家休息.同時還應注意到各個國家和地區的時間差．比如美國，東海岸和西海岸就有3個小時的時差.夏威夷和東海岸有8個小時的差別．
（5）不要煲“電話粥”
當你有急事，對方一直戰線，你一定會心急如焚．然而，你自己是否也曾有過煲“電話粥”的情形呢？打電話，切忌喋喋不休、不分重點、嘮嘮叨叨、說個沒完，而要簡明扼要，節省時間．
電話交談所持續的時間，以談話內容多少來定：事多則長，事少則短．如果不是預約電話，時間須5分鍾以上的，那麽就應首先說出自己的通話大意，並征詢對方現在講話對對方是否合適；若不方便，就請對方另約時間．
有時候來電話的人囉囉嗦嗦，你不願再花費時間和他無聊在談下去，你可以以禮貌地說：“我不想占你太多的時間，以後再談，行嗎？”
三、家中電話禮儀
在我家中電話旁，常備一支筆和一本小筆記本，以便記錄來電中的重要事項．這必須是事先準備好的．因為這些東西在辦公室隨處可見，而在家中有時還需要現找，以致讓人久等．
（1）家中的電話在鈴響起後也應馬上接聽．
當你打電話時，要注意周圍的噪音．你的電視機和立體聲音響的聲音從對方話筒裏麵聽是巨響的；你嘴裏咀嚼食物的聲音聽起來好像是暴風雨；如果你吃口香糖發出霹霹啪啪的聲音，那聽上去像機關槍開火．
有些人打電話時一邊說話一邊幹別的事情，或一邊說話一邊跟身旁的人說說笑笑，這都是不禮貌的，所以，如果你要邊吃東西邊談話，一定要先抱歉並說：“你介意嗎？對不起，我在吃東西．”
（2）孩子獨自在家如何接聽電話？
為你的孩子寫一個簡單的電話號碼清單和怎樣接聽電話的禮貌，並把它貼在電話機旁以便隨時提醒他．
如果一個陌生人打電話來問：“你媽媽爸爸在家嗎？”孩子又沒能聽出聲音是誰，應該教你不要給對方任何信息，可以教他說；“對不起，她現在不能馬上來聽電話，請留言，我讓她回電話給你．”如果陌生人進一步說：“好吧，她去開會了嗎？”或“她要公司嗎？”這時孩子應該回答：“她現在正在忙，不能被打擾！”
這並不意味著在教你的孩子撒謊，他她隻是簡單地說媽媽現在不能馬上來聽電話．你還可以裝作陌生人給孩子通話，讓你的孩子做正確的回答，不斷在反複幾次，這會在你孩子的腦中加深印象，從而，教會你的孩子正確接聽電話的方法．
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