大家都很忙的,請學會幫對方節省時間

Feb19

  文/天竺葵

有句老話是這麽講的:“與人方便,自己方便”。但可能很少有人深究過這句話的背後,可以有的許多具體做法。

據我自己近些年的思考與實踐,感到在生活中最有用的一個“互相方便”的辦法,就是幫對方節省時間。

這句話看起來很簡單是吧?裏麵的技術細節可多啦,而且真心有用,不僅幫對方節省時間,更能贏得對方的欣賞與好感。同時,你還能順便給自己節省時間。

這種一舉三得的事,究竟是怎麽做到的呢?

“耽誤你一分鍾”真的隻是一分鍾嗎?

在等地鐵的幾分鍾時間裏,我懶得匆匆看幾眼手機,更樂意默默在心裏計算:等在哪個車廂門口,會讓我在下車換乘時正好麵對電梯,由此在換乘的人群裏,獲得微小的“優勢”。這種計算讓我樂此不疲,既鍛煉了腦子,也節省了時間,算是生活中自己給自己找的小小樂趣。

我會因為偷得這一丁點兒時間而暗暗開心,可是很多時候,我卻也因為懶得用心,成為別人時間的“小偷”。“不好意思,耽誤你一分鍾……”這句話聽起來蠻有禮貌,“要求”也不高,一兩分鍾而已嘛。可是常說這句話的我們,是否從未意識到,事情本身真的不是“耽誤你一分鍾”這麽簡單?

我有個表哥在天府軟件園上班,做手機遊戲。他曾經跟我聊起過自己一個同事所說的話,給他留下深刻印象。比如一起做方案的時候,我表哥常常會問他:“這個功能我們先實現簡單的,然後後麵再優化,你覺得怎麽樣?這樣如果總精力成本是2,我們可以先付出1,然後剩下的1有空再做嘛。”

這位同事回答說,那你可要考慮到,過陣子撿起來再接著做,我重新回到那個工作狀態,也是需要時間的。

之前我還看到過一個帖子,也提到一個“兩分鍾原則”,就是說如果在兩分鍾裏能處理完的事情,就不要放到以後。因為你下次從別的事情上“切換”回來,起碼要花五分鍾。

能一次把話說完,就不要等別人再問

再給你講個我曾經的頂頭上司的故事。這位名叫Amber的金領美女,供職於某跨國公司的營銷部門。我在她手下幹過差不多一年時間,收獲頗多。在這家公司工作期間,最令我受益的就是營銷部門的“easynextstep(輕鬆的下一步)”法則,在各種行業各個部門都超級實用。

說回Amber,她是從公司上下到客戶都喜愛的人物,性格活潑、做事專業,讓人簡直沒有不喜歡她的理由。

有一次我留意到,她給客戶催下單的郵件都與別人不同。作為一個新人,我能做到最貼心的程度就是把產品表格整理好發過去,禮貌提醒客戶該下單了。

Amber則會根據過往記錄,估算出某件商品似乎已經斷貨,在表格裏標紅;一般人隻會發商品名稱和條碼,而她會指導我查出商品在客戶內部係統的對應6位數編號,放在第一列,這樣客戶隻需要在係統輸入對應編號就可以下單。

當我準備將表格發出的時候,Amber還會讓我再截屏一份放到郵件正文,這樣客戶打開郵件就可以看到內容,看到標紅斷貨的商品有哪些可以更快處理。

客戶簡直隻需要在心裏默默點讚然後點幾下鼠標,需要做的工作就搞定了。這種做法自然而然會得到對方的感激和尊重,偶爾遇到難搞的情況,客戶也不會介意,溝通起來順暢愉快。

Amber如今已是公司董事。這應該是我親眼看到過的投資時間最值的案例了。

用心對待你身邊每個與你合作的人

離開Amber手下,從上海回到成都後,我也漸漸養成了“給別人省時間”的習慣。在快餐店排隊等著點餐時,我會盡快想好自己要點的餐和飲料,排到我的一刻馬上開口。

出差或旅遊去趕飛機,走到安檢口,我一定預先把證件機票都拿在手裏,如果是護照,就打開到有簽證的那頁,讓繁忙的工作人員不必接過去再翻翻翻。

包括坐出租車的時候,如果我的目的地在街對麵,並且有人行橫道和天橋,我都會讓師傅靠邊停,下車然後自己過街。

商報大周末約我寫稿的編輯,也很會為我節省時間。我平時也幫其他報刊寫過稿,甚至去采訪。比較多的情況,是約稿編輯提出要求,大致給我講一下,就報上字數和截稿時間。

但是包括大周末編輯在內的少數幾位,她們會給我發來詳細的提綱,如第一部分寫什麽,比例如何;第二部分寫什麽,是否重點著墨;第三部分寫什麽,最好如何寫……一目了然,清清楚楚。

對於我不太熟悉的題材,編輯還會搜很多資料提供給我,甚至有一次還發來一篇之前見過報的“範文”,讓我參考她們想要的文筆、風格。

這樣寫出來的稿子,幾乎沒有被打回來大改的,基本都能一次過關。作者寫起來輕鬆愉快,編輯雖然前期費了一點事,但能收到滿意的稿子,其實節省了溝通成本,更大大降低了返工的可能性。

還有這些貼心的做法讓你“發光”

1.電話打不通時,掛了電話給對方發條短信,概述一下你找他的緣由。這樣對方就能第一時間明白是什麽事情,避免了對方稍後回電話時萬一你又不方便接聽,搞得彼此都著急的情況。

2.避免在qq等即時通訊工具上發“在麽”和“?”這樣的東西。有事直接說事。

3.重要的郵件發出之後,給對方發個短信,表示郵件已發;同樣,重要的郵件收到後也應發個短信,表示郵件已收到。

4.接到已存儲的號碼的來電,如果是不常聯係的人,第一句應該說”xx您好“,表明自己記得對方的身份等,避免對方又來一遍自我介紹。

5.不遲到。預計不得已要遲到的時候,盡早告訴對方,告知大概晚多久。

6.電話接通後,先說要拜托的事情,再說理由。比如,“你手機裏有某某的電話號碼嗎?我有事要和他聯係,但是手機上沒找到他的號,拜托一下,謝謝。”

7.如果要向誰谘詢一個事,先想想自己能不能查到,是不是必須問對方才能搞清楚。確定要問之後,想想要問哪些問題,一二三列出來。如果不是書麵而是口頭詢問,先告知對方大概要問幾件事情,具體問的時候,問題要清晰明了。

8.在較窄的通道行走時,永遠不要與你同行的人並排走,身後可能會有著急趕路卻被你們擋住無法“超車”的人。

9.微信語音,在傳遞訊息時,能不用就不用。對方可以幾秒鍾看完你需要在語音裏說一分鍾的事。

這篇關於大家都很忙的,請學會幫對方節省時間的文章,11i到此已經介紹完了,希望對你有所幫助。
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由11i發表於 2018年02月19日,歸檔到目錄為人處世
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