8個簡單竅門教你利用好時間
8個簡單竅門教你利用好時間
文/Bill Trenchard
1、說不
當你的公司變得很優秀了，你就會遇到更多的麻煩。好多人會通過LinkedIn，Email來跟你聯係，要跟你去喝咖啡，要請你幫忙。這真是折磨人。就像你童年的小夥伴，你隻能勉強記得他的名字，他卻要你把Facebook上所有有影響力的朋友都介紹給他。這時你就得說：“No”。
要拒絕別人是很難的。因為你也想回報一些什麽，畢竟曾經有這麽多人幫助過你。但是，在這方麵你得有個底線，我也會教你一些比較容易say no的辦法。
嚐試一下這個“No”模板—它是一個罐頭回複，適用於任何你想say no的普遍情況。我最早是從Mark Suster那裏聽到這個做法，他是一個企業家和投資者，這個辦法替我節省了無數的時間，大大減輕了我的焦慮。舉一個例子：
你好Bill，
很高興收到你的消息。希望你一切都好。我很幸運，我的公司正發展的不錯，但我現在壓力很大，為了我的事業。我常去一些社交活動，但恐怕最近就不太方便。
祝好
Josh
這樣的回複可以節省你的時間和精力。讓你不必一再回複同樣的內容。最重要的是，他們不會再聯係你了。這類處理方式很婉轉，也如實說明了情況，但要記得把話說死，別留下機會，讓他們再找上門來。
有了這個批處理模板，你可以跟銷售人員說不。在投資者會議，如果你不想再投錢，你可以說不。投資者會有不少建議。你不必全都執行。董事會會有很隨意的請求。你不必同意他們。針對這些情況一一寫下模板，包括在LinkedIn上的回複信息。包括你久違的朋友來Email要求一個會麵的答複。最終，你肯定會用到它們的。
2、做一個Email忍者
推薦給那些沒用過SaneBox的人，我是它的粉絲，它是這麽的簡單。有點像Google Priority Mailbox，很給力，並且在iPhone上工作良好。它建立了一個批量文件夾，能自動歸檔群發郵件。那些你不需要親自閱讀的郵件，你永遠不會看到它。它很準確，能節省大量的時間。
我所認識的大部分CEO，在清空收件箱方麵都是高效率的能手。試想一下郵政信件是怎麽被處理的。你拿起你的信，看一下，然後把它們放下來，拿起來，放下來，然後是一次一次又一次？這簡直叫人精神錯亂。然而，我們大多數人正是這麽處理Email的。我觀察到的Email忍者會使用三種方法：
①全天候。你的郵箱始終是打開的，一有郵件進來，你就處理掉。你非常有責任心，但這樣的話，遇到那些需要深思熟慮的項目，你會很難集中精神。
②分批處理。你每天會有兩到四次來查看Email，並馬上把所有事情都處理掉。
③助理。你有一個全職的或者虛擬的助理，來幫助檢查你的Email，把真正重要的郵件打上標簽，並提醒你那些需要立即處理的事項。當然，這樣的話你需要建立一個私人的收件箱，不過這可以讓你的生活整個煥然一新。
如果你沒有一個助理，我會建議你使用方法二：分批處理。它可以讓你在需要的時候，專注於處理Email，同時其他任務也可以得到應有的重視。頻繁的切換工作會讓你什麽都幹不好的。
另一種方法可以提升你處理電子郵件的技能的是，裝一套插件。像Asana這類的任務管理器裏就有，可以讓你把Email從你的任務管理器裏移進移出。這是一個快速的方法可以清空收件箱，郵件留待稍後處理。
經驗法則：如果你可以在兩分鍾內回複好或者處理好Email，那你就馬上處理吧。如果處理起來需要超過兩分鍾，就把它移動到你的任務管理器裏，待後續再處理。你這樣做時，也會在各種任務和電子郵件間安排好它們的優先順序，不用再花時間去收件箱裏頭處理。
我聽過一些人說使用Gmail的鍵盤快捷鍵可以節省掉30%的時間。Gmail還提供了一個設置，隻要你點擊發送，郵件就會自動歸檔，讓你的收件箱每天都幹幹淨淨的。
最後，也許也是最有用的就是Text Expander或其他快捷鍵輸入程序。它隻需要輸入一些設定好的短語，就可以神奇般的填寫好一整封電子郵件。
3、管理好你的精力
以前，平均每人每天會步行12英裏。但現在我們更多的是坐著。我們坐的時間也太長了吧。這太糟糕了，Harvard Business Review研究發現久坐的危害堪比吸煙。如果你在高科技行業工作，平均每天會有9.3小時是坐著的。這甚至比你睡覺的時間還要長。作為人，我們天生是需要運動的。這對我們的健康是至關重要的，也是我們保持效率的來源。這裏有三個關於這方麵的小竅門：
①七分鍾鍛煉法。這已被科學證明。也是紐約時報提過的。在7分鍾裏做好12個動作，事實證明它很有效。
②散步式開會。幾乎每個人都有一對一的麵談式會議。推薦把這樣的會議改為散步的方式，而不再是固定的坐在一個會議室或咖啡廳裏。
③站立式辦公桌。現在很多辦公室都提供了這樣的辦公方式。已經被證明站著辦公可以降低心髒疾病和癌症的風險，可以提高情緒和警覺性。如果你真的喜歡日常運動，可以嚐試一下跑步機辦公桌或者自行車辦公桌。
精力的管理不隻是身體上的，還應該包括要了解自己的心理節奏。我們都知道睡眠規律，深知深度睡眠和健康的REM周期的重要性。但是我們常常忽視了每天都會有的人體節奏。要利用好向上的周期，你得像運動員那樣來安排你的日程表。拿出你全天最靈敏的一到兩個小時，花在對你而言最重要的的三件事上。
他們把早上用來做最需要創意的項目討論。研究表明，大多數人都是在早上最具有創新意識。處理Email然後是站立式的會議，這天最後的工作依舊是處理Email。請注意在這些事項當中都有安排休息時間，這樣可以保證在切換到每個任務時都能達到最佳狀態。
當你想休息的時候，你需要確實的休息一下。去散步，聽舒緩的音樂，做一些跟工作不相關的事。跟你的同事閑聊下，也可以發現一些他們工作之外的事情。
4、打造執行手冊
對於任何你重複過三次以上的工作，請詳細寫下過程。指定出執行手冊，然後交給別人去做，這樣他們可以用完全相同的方式去完成它。要做好這個手冊，千萬不要讓人們再來問下一步是什麽或者要找誰負責。
這也是Uber迅速擴張的原因。他們已經發展到超過70個城市，並且占領了市場。他們是怎麽做到的？一個執行手冊。每到一個城市，他們手上會有一個清單，寫滿了必須要做的每一件事情，隻有輕微的區域性調整。他們已經多次練習，進行了測試，最後製定好完整的執行手冊。所以，現在他們隻需要執行就可以了，就像拿鑰匙開門那樣容易。
“那些成功人士都善於做記錄。但是創業公司僅僅這樣做還不夠。”
我所見過的擴張得最成功的創業公司，在早期就提出了係統化的共同行動和核心操作，並讓此成為一種習慣。
5、會議外的收獲
有多少次，你和某人進行會議，這個會議對你的公司而言至關重要，但你卻找不出辦法來增進你和這個人的關係？他可能是你業務發展的合作夥伴，客戶或者任何人。會議內容可能不大容易聽懂，當你走出會議室，你就把他們說的都忘得差不多了。要給他們留下好印象的機會好像很渺茫。
要打破僵局，您需要了解他們的職業挑戰。
如果你不知道，就問他們。假設你在一個B2B的環境裏，什麽是你客戶的客戶的要求？對此你能幫他們做點什麽？
“我們有多少人能列出我們的客戶那邊，排名前三的職業挑戰？”
要真正充分利用好會議，必須在私人和工作之間搭一座橋。不必很深入，可以很簡單問一下，最近會不會去哪裏度假啊。然後記下他們的回答。在會議之外，創造條件去更深入的認識這個人，加深你們的關係。例如，他喜歡騎自行車，就可以向他推薦一條你知道的很棒的騎車路線。這會產生一個變革性的轉變。
6、優化內部會議
創業公司往往要進行很多的會議。太多了。減少一些。最簡單的辦法就是去掉那些狀態匯報的會議。你並不需要不斷地與團隊成員開會，隻為了聽他們匯報項目的進展。讓他們寫下來。把它放在一個GoogleDoc裏，讓每個人每周都去讀一次好了。
“永遠不要在做出決定之前，離開會議。”
當涉及到決策會議，請迅速做出可逆的決定。大多數決定在創業公司裏都是可逆的，但我們花太多的時間來思考。把人聚到一起，有了正確的數據和正確的人，就可以迅速做出決定。
對所有的決策會議都這樣做，除非它是真正的不可逆轉的決定。那就花更多的時間，進行更多的對話，把你的顧問和董事會都召集起來。不然的話，決定然後執行就好了。作為創業公司，最大的優點就是迅速做出改變，因為一共也就這麽幾個零部件。
7、助理
技術的偉大之處在於可以提高我們的效率，但它也有局限性。雇傭一個助手來幫你，無論是辦公室裏的或遠程的，都是值得的。
虛擬助手和服務，像是Task Rabbit，專注於特定任務，很強大。但是，他們不能知道你腦袋裏的想法，不能替代你做出決定。
所以有可能的話，雇一個全職的助理跟你在一起工作。這對你的幫助會超乎你的想象。（www.）除了能夠根據你的行為模式替你做出一些決定外，他們還可以協調很多的事情。如果雇一個全職的助理是不可能的話，就嚐試用個虛擬的吧。有很多便宜的服務，像是Prialto，他們可以幫你處理一大堆的事物。他們可以幫你訂購和寄送禮品，還有聽寫功能，還能一次性安排好多次會議等等。
聽寫功能，是不應該被低估的，因為它能提高效率。我建議你安裝一個叫做Voxie的App。你打開它，隻要對著它說，“起草一個給Chris的Email，”然後把內容口述出來就好了，“Chris你好，很高興在今天早上跟你碰麵了。謝謝你能撥空參加。”你的虛擬助理能輕鬆地做下錄音記錄，而當你打開你的收件箱，草稿已經在那裏了。你需要做的就僅僅是點擊發送。
“會議的後續工作會有極大的影響力，但你多久會做一次？”
現在，你可以在會議結束的幾秒鍾內，就起草好後續的Email了。
8、給你的團隊一根杠杆
我最近跟一個CEO談過，他是我認識的最有效率的人，他信仰“走動式管理”，實際內容就像聽起來的那樣。他每天就在辦公室裏轉圈，停下來挨個跟他的團隊成員講話。他問他們：
什麽阻礙了你的工作進展？
是否有任何瓶頸或障礙？我可以幫你做什麽嗎？
需要什麽資源或流程，可以讓你的工作進展得更快些？
所以我建議你，去問一下這些問題的答案，並幫你的團隊滿足他們的需要。如果你希望他們可以快速的完成工作，你首先得自己先快起來。向他們提供所需要的幫助，他們才能在時間內完成工作。響應速度是關鍵。AwayFind是一個批量處理Email，相應緊急的要求的工具。當有人給你發送一條高優先級的消息，你會得到一個警告，而不必保持收件箱全天候的打開。
很多時候，你會聽到你的員工卡住了。他們會因為部署新功能或與重要人士發送Email而緊張不已。他們會為了debug一個小錯誤而揮汗如雨，然而卻無視另一個更大的項目已經停滯不前了。當這樣的事情阻礙了他們前進，你能問的最好的問題就是：如果失敗了，成本是多少？如果兩萬人裏頭隻有兩個人認為這個新功能不夠完美，你就不需要花費這麽多的時間。助其化解風險。你作為一個管理者，要這樣做才能更好的利用時間。
80/20法則適用於任何事情。也就是說要把80%的時間花在真正有效益的事情上麵，隻有20％花費在瑣事上。不要過分追求完美。很多創業公司的員工，尤其是工程師，在一開始總是要求完美。但是，這不是你想要的。你想要的是速度。
如果你掌握了這些簡單的竅門，你就可以將那70％的時間最大限度地使用好。你在會議或者Email上會花更少的時間。最重要的是，你有時間去領導你的團隊，去鼓舞人心，去搞定生意和改變世界了。
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