要勵誌

　　職場撰寫郵件的十一條軍規

　　文/唐筠

　　1、郵件要同時發給幾個人，收件人、抄送和密送怎麽選擇？需要對方回信的，就選收件人；隻需讓對方獲知，無需回信的，就選抄送人；不想讓其他人知道的收信人，就選密送。密送還可以讓群發郵件看起來好像單獨發送的，例如同時給幾位麵試者發通知，就可以用密送。

　　2、空白標題是最失禮的行為；把所有想說的話都寫在標題裏，郵件正文一片空白同樣失禮。

　　3、信件正文稱呼不可少，最簡單的一個“Hi”或者“你好”，有時比客套的問候更有效。

　　4、如果一封郵件中提到某些文件，即便你確認對方一定有，最好也在附件中發一份。收件人直接下載附件一定比在電腦中尋找一份文件更快也更方便。

　　5、如果你要給對方發一份word文檔，最好在郵件正文中用純文本拷貝一下文檔裏的內容。這樣如果對方是用手機查收郵件，就不再需要下載文檔再看了。

　　6、想跟領導們展示自己精心排版製作的PDF或PPT，最好把每個頁麵單獨存成圖片格式。

　　7、不論是什麽格式的附件，一定要有一個簡短且明確的描述，考慮到手機閱讀的情況，文件名不能過長。如果你在信件正文中列出不同的附件摘要，那就更加分了。

　　8、跨國公司的統一郵件簽名格式裏，大多數都包含郵件地址，因為你的信可能被轉發或回複給其他人，這時候收件人就隻能通過簽名檔找到你的聯係方式了。

　　9、最好用“我們”來代替“你”，比方說“我們要按照合同辦”比“你要按照合同辦”看起來更舒服。

　　10、把所有發過的郵件保留在發件箱裏絕對是一個好習慣。當客戶或者有意刁難你的同事故意說沒有收到你的郵件時，至少你可以打開發件箱，作為“證據”。

　　11、不在半夜給客戶打電話是最基本的禮貌，但半夜給客戶發郵件卻會讓他們為你的勤奮感動。出差途中，在火車站等嘈雜的地方不方便給老板打電話匯報情況？用手機發一封郵件吧，別忘了提一句，“我在火車站，周圍比較亂，隻能用手機發郵件”，老板最喜歡這樣的員工。